Кризис. Рецепты выживания. Снижаем расходы на закупке!

Экономический кризис, который все активнее оказывается в реальном секторе экономики, заставил отечественные компании серьезно задуматься если не о сокращении расходов, то уже хоть бы о жестком контроле над основными статьями расходов своих предприятий.

Первый "удар" приняли на себя инвестиционные проекты, начатые или задуманные, и расходы, на персонал. Сокращать персонал или снижать зарплаты становиться сегодня даже модным. В впалые битвы за экономию некоторые компании начинают "резать" заметнее всего и доходят до сокращения высокооплачиваемых сотрудников, забывая временами о том, что это те же "курицы, которые несут золотые яйца" даже в условиях кризиса. Более дальновидные компании, понимая, что кризис приходит и идет, а бизнес остается, стараются как могут сохранить коллектив, или, по крайней мере, его скелет.

В этой кампании, которая взорвалась, по сокращению персонала и инвестиционных проектов до сих пор остается в тени такая важна статья расходов как закупки. В условиях экономического роста было просто не к ней. Экономия на закупках мало что могла противопоставить росту прибыли за счет расширения бизнеса и роста продаж. "Лучше зарабатывать, чем экономить" - в этом есть своя правда периодов роста. Однако меняется время – меняются нравы. Много руководителей, в условиях падения спроса и усиления конкурентного давления, которое наметилось, на цены продаж, присмотревшись к организации закупок на своем предприятии, с удивлением обнаруживают огромные резервы сохранения рентабельности. По сравнению с экономией на зарплатах персонала закупки, которая освобождается, становятся для предприятий тем самым "слоном", которого они и не отметили.

Можно для интереса сопоставить экономию от освобождения 2-3-х топов менеджеров в Вашей компании и экономию от даже 5-ть процентов снижения закупочного бюджета. Результат вас наверно удивит. А куда идут иногда эти пять и больше процентов в закупках многие руководители если и не знают, то уже наверно догадываются.

В результате несложных расчетов приходит понимание того, что в условиях кризиса экономия от правильно организованной закупочной деятельности полностью сопоставима с размером прибыли предприятия требует соответственно особенного к себе отношения.

Из чего начать?

Лучший вариант решения задачи снижения расходов на закупке - создание внутри предприятия закупочных бизнес-технологий.

Зафиксировав эти технологии в соответствующем регламенте закупок, и строго следуя разработанным методикам, вы обеспечите себе получение стабильного результата по поддержке минимального уровня закупочных цен при необходимом качестве и условиях снабжения.

Попробуйте начать с очевидного:

1 Классифицируйте, если это еще не сделано, что покупаются товаров по степени влияния на расходы. Регламентируйте, что и каким способом покупать с внедрением для самих значимых закупок конкурсных технологий (запить котировок, электронные аукционы, открытые конкурсы и аукционы на закупку и т. п.).

2 Проанализируйте способы получения поставщиками информации о рынке товаров, которые покупаются, и организуйте непрерывный независимый поток актуальной информации о ценах и поставщиках. В этом поможет реклама закупок вашего предприятия на специализированных интернет-ресурсах или печатных изданиях. Существуют так же специализированные ресурсы для поставщиков, которые предоставляют услуги по поддержке в актуальном состоянии прайс-листов не только ваших постоянных поставщиков, но и их конкурентов. Вы получите объективную и независимую картину обоснованности ваших закупочных цен. А прозрачность и доступность информации обеспечит экономию за счет устранения личных преимуществ сотрудников снабжения при выборе поставщиков.

3 Поработайте над системой создания и поддержки высокого уровня конкуренции среди ваших поставщиков. Обеспечьте всем ровные условия для конкуренции и возможности сделать вам более выгодное предложение. Используйте для этого свой сайт, разместив на нем закупочную страничку с функцией получения электронных коммерческих предложений от поставщиков, или воспользуйтесь услугами специализированных Интернет-ресурсов.

4 Формируйте имидж своей компании как надежного, постоянного и платежеспособного заказчика. При небольших объемах закупок прибегайте к технологиям создания "закупочных союзов" с партнерами или даже конкурентами.

5 Проведите ревизию существующего порядка взаимодействия подразделов, (планирование закупок, сроков формирования, согласования, утверждения и выполнения заявок) и оптимизируйте эти процессы, убрав возможные "люфты" и "трения".

6 Еще раз перечислите нормы резервирования товара на составе и величину нормативных остатков и страхового запаса. Это позволит сократить товарные запасы и высвободить дополнительные оборотные средства к необычной радости финансовых директоров.

7 Разработайте с учетом всей выполненной вами работы процедуры и правила (технологию) работы менеджеров по закупкам.

Безусловно, для любой технологии нужен профессиональный инструмент. Бывает проще разработать эффективные бизнес – процессы, чем заставить сотрудников строго следовать этим процедурам и правилам. Лучшего результата на этом пути достигают те, кто осмеливается "зашить" разработанный регламент закупок в программный продукт и использовать его как автоматизированы рабочие места по снабжению. Следуя логике программного продукта, сотрудники свободно или поневоле вынуждены будут проходить все этапы принятого регламента, обеспечивая тем самым получение заданного экономического результата.

Однако существующие возможности доступных по цене учетных и бухгалтерских программ явно недостаточные для эффективной "прошивки" регламента закупок в организации, а инвестировать серьезные суммы в дорогие программные продукты, даже ориентированные на задание снижения расходов, отважится в настоящий момент не всякий руководитель. Отдать деньги, чтобы сэкономить – это все-таки требует определенного переворота в сознании.

В этой ситуации могут выручить варианты коробочек программных продуктов по автоматизации снабжения, если такие встречаются в вашем регионе. Если у такого программного продукта существует еще и сервис по поддержке в актуальном состоянии прайс-листов поставщиков, которые интересуют вас, с площадкой для организации электронных торгов, то считайте, что вам крупно повезло. К сожалению, количество таких компаний, которые предоставляют этот комплекс услуг пока небольшой.

Если же вам все-таки удалось заключить договор с такой компанией, то у вас есть все шансы превратить свои закупки в осознанный, прозрачный и управляемый бизнес-процесс.

А когда расходы на закупки прозрачные и управляемые, значит удержать их в необходимых рамках становится уже делом техники.

Желаемый успехи!

Источник: Российский деловой проект

  • Похожие статьи: