Forrester: Sharepoint Server 2010 окупится за 10 месяцев!

Входные данные

В исследовании Forrester принимали участие 11 крупных организаций. На основе данных этих предприятий Forrester составил сборный портрет "типичной компании", для которой проводились расчеты расходов и экономии на внедрении Sharepoint 2010. Это консалтинговая компания со следующими характеристиками:

$ 1 млрд. Дохода;

7 000 офисных работников, 5 000 из них используют Sharepoint;

25 офисов по всей Северной Америке и 15 отделений в Европе, Южной Америке и Азии; большая часть работы выполняется удалено маленькими командами на клиентских сайтах.

Основные результаты

Таблица 1. Общее возвращение инвестиций компании, с поправкой на риски.

Таблица иллюстрирует общий финансовый поток виртуальной компании, на основе данных и характеристик, полученных в ходе интервью с руководителями реально существующих организаций. При исследованиях делается поправка на риски, поскольку в оценке расходов и преимуществ от внедрения той или другой технологии всегда присутствует некоторая частица неопределенности. Основные результаты исследований:

Возвращение инвестиций (ROI). Как видно из Таблицы 1 возвращение инвестиций с поправкой на риск для организации составляет 108% (не считая выгоду от повышения производительности, об этом дальше), со сроком окупаемости менее 12 месяцев со дня внедрения.

Прибыль. Выгоды, которые получаются организацией, Sharepoint Server 2010, что внедрила, составляют приблизительно $ 3.1 млн. ( С поправкой на риски). Эти финансовые выгоды включают расходы, связанные с экономией на замене или модернизации существующей системы управления документов и ее платформы.

Расходы. Расходы на внедрение и сопровождение Sharepoint Server 2010, по результатам исследования, составляют около $ 1.5 млн. Эти расходы включают расходы на внедрение, дополнительные расходы на оборудование, лицензии и так далее

На чем же экономит Sharepoint Server 2010?

В интервью с клиентами Microsoft, Forrester определили следующие ключевые преимущества инвестиции в Microsoft Sharepoint Server 2010:

Пустить средства, используемые для постоянного обновления аппаратного и программного обеспечения, на развитие компании.

Избежать расходов на замену системы документооборота, который действует, в результате реализации возможностей Sharepoint 2010 по управлению документами.

Сэкономить средства в результате использования функциональности портала в Sharepoint 2010.

Сократить расходы на человеческие ресурсы, необходимые для ІТ-администрирование и разработки дополнений.

В целом, клиенты ожидают, что новый Sharepoint Server улучшит процесс совместной работы, повысит производительность труда работников, и сделает процесс управления компанией эффективнее.

Таблица 2. Общая экономия из Sharepoint Server 2010 (без поправки на риски)

Обновление платформы для совместной работы

Если организация не готова пока к внедрению Sharepoint Server 2010 в текущем году, ей все равно понадобятся средства на обновление существующей внутрикорпоративной системы в дальнейшем. Это повлечет расходы на обновление существующей версии Sharepoint (2003 или 2007) на версию Sharepoint 2010.

Управление документами

за Еще одно преимущество Sharepoint Server 2010 можно считать экономию на замене существующей системы документооборота в компании с помощью усиленных в этом направлении возможностей Sharepoint Server 2010, который позволит безболезненно перевести систему управления документами на новую платформу.

Обновление и сопровождение портальной платформы

Портальная платформа, которую организация использует в настоящий момент для работы своих внутренних и внешних Web-сайтов, стареет и требует все больше средств на сопровождение. Переход на новую платформу может быть частью плана по развитию организации в будущем, но все равно затребует расходов времени на перенесение сайта. Переход на Sharepoint 2010 будет менее расходным. Миграция на Sharepoint 2010 сегодня сэкономит средства для развития компании завтра.

Автоматизация бизнес-процессов, перераспределение ИТ-РЕСУРСОВ

"Благодаря модульности Sharepoint и его системе безопасности мы можем делегировать обязанности по управлению Sharepoint самой организации " – объясняет один из опрошенных ИТ-ДИРЕКТОРОВ. – "Организации смогут сэкономить средства за счет самостоятельного управления системой на Sharepoint, храня при этом ее 100% доступность и стабильность". ІТ-МЕНЕДЖЕРИ ожидают, что возможности Sharepoint 2010 по управлению личными сайтами позволят сотрудникам самим создавать и сопровождать свои сайты, тогда как ІТ-РЕСУРСИ будут направлены на другие потребности бизнеса.

Экономия за счет повышения производительности

самым "главным преимуществом Sharepoint является то, что он позволяет нескольким людям одновременно работать над одним документом " – рассказывает один из менеджеров компании, которая принимала участие в исследованиях. – "Теперь, благодаря Sharepoint, нам не нужно постоянно отправлять email с нужными документами друг другу. Теперь я уверен, что важны документы с маркетинговыми кампаниями и материалами, например, содержат самые актуальные данные и всегда доступные через Sharepoint".

Учеба пользователей

Учебы пользователей профессиональное нередко требует командировок в другие города (например, семинары), расходов на обитание и переезды, и отрыву от рабочего процесса на несколько дней. Сокращая время и расходы на учебу под руководством инструктора в классах, и заменяя это самообучением с индивидуальным содержанием курса и гибким графиком учебы, компания может достичь необходимого уровня квалификации персонала при низших фактических расходах. Много опрошенных компаний рассказали о своих планах использование e-learning подхода к учебе персонала: передачу знаний и лучших практик через вебинари, видео материалы, электронные книги и учебные примеры, а также поддержку совместимого общения сотрудников, через wiki, блоги и форумы. Конечно, эти инструменты не заменят учебу под руководством инструктора, но быстрее дополнят его.

В таблице 3 показаны расчеты по сокращению расходов на учебу сотрудников, которые допускают, что 20% работников компании будут вынужденно выехать на 5 дней для учебы. Если время их отсутсвия сократить на 50% ( при условии, что будет достигнут тот же результат, только за счет онлайн-обучения), то компания может сэкономить около $ 2.5 млн.

Таблица 3. Сокращение расходов на учебу персонала

Повышение эффективности работы HR отдела

Сотрудники Hr-отдела во многих компаниях тратят большую часть своего рабочего времени на ответе на одни и те же вопросы сотрудников – по email, телефону, один-на-один или проводя групповые презентации. Эта проблема может быть решена благодаря стандартным инструментам Sharepoint, например, отдельный блог HR отдела, который будет содержать ответы на вопросы, которые часто относятся. В результате получаем меньше временных расходов на дублирование ответов и больше сотрудников, осведомленных по тех или других вопросах, которые интересуют их. Сотрудники HR отдела, в свою очередь, станут более доступны для руководства и больше будут заниматься своими прямыми обязанностями.

Например, 75 сотрудников HR отдела будут экономить 30 минут в день в результате изменений. Это позволит компании за 3 года сэкономить $ 900,000 на более эффективной работе Hr-отдела. (Таблица 4).

Таблица 4. Повышение эффективности работы HR отдела

Повышение эффективности работы отдела по работе с клиентами

Роль менеджера по работе с клиентами и партнерами включает понимания требований и пожеланий клиента и отвечает за взаимодействие между клиентом и компанией, построение новых отношений с новыми клиентами и партнерами, и, в конечном счете, вывод новых операций.

Использование новых инструментов для решения вопросов с существующими и потенциальными клиентами, ускорения реагирования на возникающие проблемы или новые предложения по сотрудничеству, может значительно повысить авторитет компании в глазах клиентов и партнеров. Общение с существующими и потенциальными клиентами будет больше направленно на специфику их бизнеса, вы будете говорить с ними на их языке. Насколько важен своевременный анализ информации о клиенте вместо последующих постоянных вопросов? В таблице 5 показаны расчеты этой разницы в работе.

Таблица 5. Повышение эффективности работы отдела по работе с клиентами

Выводы

Результаты этого исследования показали, что стандартизация и централизация работы компании с помощью инструментов Sharepoint Server 2010 имеет потенциал для обеспечения стабильной прибыли компании на протяжении многих лет ее существования. Возвращение инвестиций с учетом черточек в размере 108% вместе с быстрым сроком окупаемости (до 12 месяцев) дает уверенность в успеваемости и правильности принятого решения.

Екатерина Овеченкоанна Кравец

Источник - Блог Анны Кравец

менеджера по маркетингу компании ANROM, лидера украинского рынка, в области внедрения и разработки корпоративных порталов.

Follow me on Twitter!

  • Похожие статьи: